Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

De Toverkist is een entertainmentbureau gespecialiseerd in professioneel schminken, schminkcursussen en entertainment op feesten en evenementen. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
De Toverkist
Peterhof 43, 2201 TG Noordwijk
KvK-nummer: 66166454
Btw-nummer: NL183507629B01
E-mail: info@de-toverkist.nl
Website: www.de-toverkist.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer je een aanvraag doet of contact met ons opneemt:

• Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Eventgegevens (datum, tijdstip, locatie, stad)
• Specifieke wensen en bijzonderheden voor het evenement
• Correspondentie via e-mail, WhatsApp en telefoon
• Bezorg- en afleveradres bij webshopbestellingen (naam, adres, postcode, plaats)
• Betalingsgerelateerde gegevens bij opdrachten en webshopbestellingen via ons platform

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor:

• Uitvoering van de overeenkomst: het verwerken en uitvoeren van je aanvraag of boeking
• Communicatie: contact opnemen over je aanvraag via e-mail, WhatsApp of telefoon
• Betalingsverwerking: afhandeling van facturen en betalingen
• Kwaliteitsverbetering: verbetering van onze dienstverlening op basis van feedback

Wij verwerken jouw gegevens op basis van de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om onze dienstverlening te verbeteren.

4. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Wij maken gebruik van AI-technologie (Anthropic Claude) bij de verwerking van aanvragen. Dit helpt ons om:

• Aanvragen sneller en nauwkeuriger te verwerken
• Ontbrekende informatie te detecteren en gerichte follow-up vragen te stellen
• Communicatie-berichten op te stellen (die altijd door ons team worden beoordeeld)

Bij het gebruik van AI worden relevante aanvraaggegevens (zoals datum, type evenement en wensen) verwerkt. Wij delen geen financiële gegevens of bijzondere categorieën van persoonsgegevens met AI-diensten. Contactgegevens zoals je e-mailadres en telefoonnummer worden vóór verzending naar de AI automatisch verwijderd. Namen die je zelf in een vrij tekstveld noemt (bijvoorbeeld de naam van een kind) kunnen wel meegaan, omdat ze deel uitmaken van je bericht. Anthropic verwerkt deze gegevens conform haar eigen privacybeleid:anthropic.com/privacy.

5. Delen met derden

Wij delen jouw gegevens uitsluitend met de volgende verwerkers, uitsluitend voor de hierboven genoemde doeleinden:

Doorgifte buiten de EU: enkele van deze verwerkers (Anthropic, Google, Meta en Vercel) zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte van persoonsgegevens naar deze partijen vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, 2023) en/of de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) uit hun verwerkersovereenkomsten.

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden en delen ze niet voor marketingdoeleinden.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactgegevens en aanvragen die niet tot een boeking leiden: maximaal 3 jaar
• Onbetaalde cursusinschrijvingen: maximaal 2 jaar
• Afgeronde opdrachten en betaalde boekingen: maximaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht boekhouding)
• Communicatieberichten: maximaal 3 jaar na het laatste contact
• Technische logs (webhooks): maximaal 90 dagen

Na afloop van deze termijnen worden de persoonsgegevens automatisch geanonimiseerd of verwijderd.

7. Cookies

Ons platform gebruikt twee soorten cookies:

Functionele cookies (altijd actief)

Strikt noodzakelijk voor de werking van de dienst, geen toestemming vereist (art. 11.7a Tw):

• admin_session: sessiebeheer voor het beheerportaal (alleen voor medewerkers)
• Supabase auth-cookies: authenticatie voor portals van entertainers en klanten
• toverkist_cookie_consent: onthoudt jouw cookievoorkeur

Analytische cookies (na toestemming)

Met jouw toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, welke pagina's het meest bezocht worden en hoe bezoekers de website gebruiken. De gegevens zijn volledig geanonimiseerd: IP-adressen worden ingekort en wij maken geen gebruik van de advertentiefuncties van Google. De analytische cookies worden pas geplaatst nadat jij toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.

• _ga: Google Analytics, bezoekersstatistieken (2 jaar)
• _ga_*: Google Analytics sessie (2 jaar)

Je kunt je toestemming altijd intrekken door je browsergeschiedenis te wissen of door opnieuw de cookiebanner te activeren (wis de lokale opslag van je browser voor de-toverkist.nl).

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Toegangsbeveiliging via authenticatie en rolgebaseerde toegangscontrole
• Beveiligde opslag via Supabase met Row Level Security (RLS)
• Validatie van alle inkomende webhooks via geheime sleutels (HMAC)

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens kunnen worden gecorrigeerd
• Recht op verwijdering: je kunt verzoeken je gegevens te verwijderen
• Recht op beperking: je kunt verzoeken de verwerking te beperken
• Recht op dataportabiliteit: je kunt je gegevens in een overdraagbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Om een verzoek in te dienen, stuur een e-mail naar info@de-toverkist.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Foto's en beeldmateriaal

Tijdens opdrachten, cursussen en evenementen kunnen foto's of video's worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar in beeld zijn. Wij vragen hiervoor altijd vooraf toestemming.

• Voor foto's tijdens events en cursussen vragen wij vooraf mondeling of per e-mail toestemming. Je kunt altijd bezwaar maken via info@de-toverkist.nl.
• Bij opdrachten (events, kinderfeestjes) vragen wij de opdrachtgever vooraf toestemming. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van de aanwezige deelnemers.
• Beeldmateriaal van kinderen wordt uitsluitend geplaatst met uitdrukkelijke toestemming van de ouder of verzorger.
• Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken. Neem daarvoor contact op via info@de-toverkist.nl, wij verwijderen het betreffende materiaal zo snel mogelijk.

Beeldmateriaal waarvoor geen toestemming is gegeven, gebruiken wij nooit openbaar.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je via e-mail.